Joustotilat-hanke loi toimintamallin vajaakäyttöisten tilojen jakamiselle

Joustotilat_Flexitila-940x377

Helsingin kaupungin innovaatioyksikkö Forum Virium Helsinki loi vuosina 2016–2017 toteutetussa Joustotilat-hankkeessa konsortiokumppaneiden kanssa mallin joustotilapalvelulle, jolla kaikki tilat saadaan omatoimikäyttöön hyödyntäen digiratkaisuja, kuten älylukkoja sekä nettipohjaisia varaus- ja maksualustoja. Käytännön opit tilojen jakamiseen ovat kaikkien saatavilla  Tilat avoimiksi -julkaisussa sekä Näin teet tilastasi joustotilan -oppaissa.

Tarve erilaisille väliaikaisille toimisto- ja harrastustiloille on kaupungeissa suuri samaan aikaan kun runsaasti toimitiloja on vajaakäytöllä tai tyhjinä. Kalasatamassa toteutetussa Joustotilat-hankkeessa avattiin erilaisia asuinalueen tiloja kaikkien käyttöön hyödyntämällä digitaalisia ratkaisuja, kuten älylukkoja ja nettivarausjärjestelmiä. Hankkeen avulla kerättiin arvokasta tietoa sekä kokemusta, jonka avulla luotiin malli tilojen avaamiselle. Joustotilapalvelut jatkavat Kalasatamassa nyt toimintaansa itsenäisesti. Helsingissä tilojen avaaminen kaupunkilaisten käyttöön on otettu osaksi kaupungin strategiaa.

Kokeilun avulla luotiin ja testattiin tilojen avaamisen malli

Joustotilat-hankkeessa kehitettiin tilojen jakamisen ekosysteemiä ja kokeiltiin Kalasataman alueen vuokrattavissa olevien tilojen tuomista Flextila-palveluun, josta tiloja voi varata näppärästi vaikkapa vain tunniksi esimerkiksi kokoontumisiin, harrastuksiin tai lyhytaikaiseen työntekoon. Suuri osa joustotiloista on varustettu älylukoilla, jotka toimivat mobiilitunnistautumisella. Älylukko helpottaa tilojen jakamista, kun vältytään fyysisen avaimen hakemiselta ja palautukselta.

Yrityksille joustava tilojen käyttö avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Joustotilat-hankkeessa luotiin asioiden Internet (IoT) -alustamalli, johon eri alojen yritykset voivat avoimien rajapintojen kautta kytkeytyä ja tarjota sekä joustotilojen käyttäjille että tarjoajille muun muassa kokoustarjoilujen, älylukitusjärjestelmän, kulunvalvonnan ja siivouksen kaltaisia lisäpalveluita.

Älykkäät tilaratkaisut sekä tilat palveluna ovat herättäneet laajaa kiinnostusta, ja ne nähdään yhtenä tärkeänä älykaupungin rakennuspalikkana. Parhaimmillaan joustotilojen hyödyntäminen voi jopa vähentää uudisrakentamisen tarvetta. Lisäksi joustotilat elävöittävät kaupunkia ja tarjoavat yhden kanavan entistä yhteisöllisempään asumiseen.

Helsingin Kalasatama testialueena

Joustotilapalvelua pilotoitiin vuoden 2016 aikana Kalasatamassa, osana Fiksu Kalasatama -hanketta. Nykyisin Kalasatamassa on useita varattavia joustotiloja, kuten Setlementtiasuntojen kansalaistila Capellan puistotiellä, HOASin kerhotila Arielinkadulla sekä DIAKin kappeli. Näitä tiloja on käytetty niin joogatuntien ja syntymäpäivien järjestämiseen kuin yhdistysten kokouksiin. Vuodelle 2017 saadun jatkorahoituksen ansiosta joustotilapalvelua kehitettiin entistä toimivammaksi ja laajennettiin sen käyttöä.

Mukana toimintamallia kehittämässä oli laaja verkosto alueen asukkaita, älylukitukseen ja IoT-ratkaisuihin erikoistuneita yrityksiä sekä rakennusalan yrityksiä, arkkitehtejä sekä kaupunkisuunnittelijoita. Joustotilat-hankkeen toteuttivat yhteistyössä , Joustotoimisto Oy (Flextila-palvelu), Setlementtiasunnot Oy, Forum Viriumin yrityskumppani Elisa, Helsingin kaupunginkirjasto, Helsingin kaupunkiympäristön toimiala (2017), Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (2016) sekä Kalasataman Palvelu Oy (2016).  Rahoitus vuosille 2016–2017 saatiin Helsingin kaupungin innovaatiorahastolta.

Joustotilat-hanke vauhditti tilojen jakamisen kasvua

Helsingin Kalasatamassa kokeiltu tilojen avaamisen malli on ollut menestys. Kalasatamassa toimi hankkeen aikana 15 joustotilaa. Suosituinta kohdetta Setlementtiasuntojen Capellan kansalaistilaa varattiin vuonna 2017 yli 600 kertaa. Forum Virium Helsinki levittää tilojen avaamisen mallia myös muualle Suomeen, ja Kalasatamassa kehitetyllä mallilla on lähdetty avaamaan tiloja myös Oulussa ja Turussa.

Helsingin kaupunki on avannut tilojaan Varaamo- ja Stadin tilapankki -palveluissa. Joustotilojen yleistyminen huomioidaan myös kaupunkien kaavoituksessa. Helsingin kaupunki pyrkii tilojen joustavaan käyttöön myös strategiassaan. Pyrkimyksenä on saada muun muassa koulut ja liikuntatilat helposti asukkaiden käyttöön. Muun muassa tulevassa keskustakirjasto Oodissa hyödynnetään joustotilojen oppeja.

Lisäksi joustotilapalveluilla, kuten hankkeen yhteistyökumppanilla Flextila.comilla on nyt runsaasti varattavia tiloja ympäri Suomen.Tilojen avaamisen haaste on kaupungeille yhteinen ja aihe on herättänyt kiinnostusta myös ulkomailla. Joustotilojen oppeja on jaettu myös Euroopan laajuisesti EU:n Refill-hankkeessa.


Tutustu julkaisuihin

Joustotilat-hankkeen loppuraportti
Tilat avoimiksi -julkaisu
Näin teet tilastasi joustotilan – Opas yrityksille
Näin teet tilastasi joustotilan – Opas taloyhtiöille

Muistilistat ja mallipohjat word-formaatissa:
Muistilista yrityksille: Tilan muuttaminen joustotilaksi
Muistilista taloyhtiöille: Tilan muuttaminen joustotilaksi
Muistilista: Joustotilapalvelulle toimitettavat tiedot
Joustotilan käyttöohje (mallipohja)

Yhteystiedot
Maija Bergström
Hankekoordinaattori
Forum Virium Helsinki
[email protected]
puh. 040 766 1415

 

 


Joustotilat-hankkeen opit palvelunäkökulmasta

Tammikuussa 2015 käynnistyneen Joustotilat-hankkeen tavoitteena on ollut selvittää muun muassa sitä, miten sekä yksityisiä että julkisia tiloja saataisiin avattua kaupunkilaisten varattavaksi – vaikkapa tunniksi tai päiväksi – ketterästi ja käyttäjien tarpeet huomioiden. Vastauksia etsittäessä on järjestetty kymmeniä tapaamisia ja työpajoja sekä testattu Internet-pohjaisen varauspalvelun toimivuutta. On myös pyritty löytämään erilaisia näkökulmia: joustotilatoimintaa on katsottu niin käyttäjien, tilantarjoajien kuin julkisten ja yksityisten toimijoiden silmin. Nyt julkaistaan kolmen artikkelin sarjan Joustotilat-hankkeesta saaduista opeista ja havainnoista niiden takana. Ensimmäinen artikkeli keskittyy palvelunäkökulmaan eli vastaa muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Mitä joustotilapalveluiden käyttäjät odottavat palveluilta? Minkälaiset tilat vastaavat parhaiten käyttäjien tarpeita? Miten taloyhtiöt voivat matalalla>>>

Joustotilat-hanke kyläili Turussa

Vajaakäyttöiset ja tyhjät tilat ovat kaupunkien yhteinen haaste. Turussa ja Helsingissä on muiden kaupunkien tavoin valtava määrä tiloja, joiden joustavampi ja ketterämpi käyttö hyödyttäisi niin tilojen omistajia kuin niiden käyttäjiä. Kaupunkilaiset löytäisivät tiloja kokoontumisiin, harrastuksiin ja työntekoon. Yritykset puolestaan voisivat tehdä liiketoimintaa luomalla uusia palveluja joustotiloille ja vuokrata esimerkiksi työ- tai kokoustiloja. Tilojen omistajat saisivat tuloja tilojen vuokraamisesta. Tekniset ratkaisut tilojen joustavalle varaamiselle, käytölle ja maksamiselle ovat jo olemassa ja niitä on kehitetty ja testattu Helsingissä Joustotilat-hankkeessa. Mutta miten joustotilojen ekosysteemi saadaan siirrettyä toimivasta teoriasta käytäntöön koko Suomessa? Entä miten muiden kaupunkien tilahankkeet ja niiden opit voitaisiin hyödyntää Helsingissä entistä>>>

Kalasatamassa kokeillaan joustavaa pysäköintiä

Maaliskuun alussa käynnistettiin Flextilan ja Setlementtiasuntojen yhteistyönä uudenlainen joustavan pysäköinnin kokeilu Helsingin Kalasatamassa. Kokeilun aikana voi vuokrata autopaikan joko muutamaksi tunniksi tai koko päiväksi Setlementtiasunnot Oy:n parkkihallista. Kokeilussa on mukana myös Tolotech Oy, jonka toimittaman älylukon avulla autopaikan vuokranneet pääsevät helposti ja omatoimisesti parkkihalliin. Kokeilu vie Joustotilat-hankkeesta tutun toimintamallin uudelle alueelle. Joustavampaa pysäköintiä ideoitiin hankkeen työpajassa marraskuussa 2016. Työpajassa pohdittiin muun muassa tilannetta, jossa Flextila-palvelun asiakas haluaisi tilan lisäksi varata läheltä parkkipaikan kulkuneuvolleen. Jos joustavaa pysäköintiä olisi tarjolla esimerkiksi taloyhtiöiden kautta, saataisiin tyhjillään olevia parkkipaikkoja ketterästi käyttöön ja samalla vuokratuloja taloyhtiöille. Nyt kokeilussa testataan ideaa käytännössä. Joustotoimisto Oy:n kehittämää Flextila-järjestelmää>>>

Kehittäjien klubissa koettiin asumisen tulevaisuus

REDI Living Lab Fiksu Kalasatama Kehittäjien klubi kokoontui 7.3. REDI Living labiin. Fiksu Kalasatama Kehittäjien Klubi kokoontui tänä vuonna ensimmäistä kertaa SRV:n REDI Living labin tiloihin. Living Labissa kehittäjille avautui mahdollisuus tutustua ohjelman ohella rakennettavien tornitalojen testiasuntoihin ja nähdä miltä näkymä näyttää hissistä noustessa Kalasataman tornitalon huipulle. SRV:n hankejohtaja Juhani Katko toivotti kehittäjät tervetulleiksi Redi Living Labiin ja hankehitysjohtaja Arto Huuskonen kertoi REDI-tornitalojen tulevista innovatiivisista palvelukonsepteista. Tornitalojen asukkaille tarjotaan aulapalveluita ja mahdollisuuksia vaikkapa ruuan kotiinkuljetukseen alhaalla olevasta ostoskeskuksesta. Tapaamisen teemana olivat asumisen fiksut palvelut ja kuinka niitä kehitetään Kalasatamassa nyt ja tulevaisuudessa. “Tämän kertaisen Kehittäjien Klubin punainen lanka on uudenlaisten>>>

Vallilan kirjastossa kokeiltiin omatoimikäyttöä

Vallilassa kokeiltiin helmikuussa kirjaston omatoimikäyttöä osana Joustotila-hanketta. Kokeilun aikana asiakkaiden oli mahdollista käyttää kirjaston tiloja työskentelyyn arkiaamuisin klo 8.00–9.00  ja lauantaisin klo 9.00–10.00 eli tuntia tavallista aikaisemmin. Vaikka asiakkaiden oli tarkoitus toimia itsenäisesti, henkilökunta oli paikalla varmistamassa älylukituksen toiminnan ja avustamassa tarvittaessa. Vallilan kirjaston pilottiin ilmoittautui kymmenen asiakasta, jotka edustivat kirjaston käyttäjiä varsin laajasti. Mukana oli niin lapsiperheitä ja opiskelijoita kuin eläkeläisiäkin. Kokeilun päätyttyä oppeja kerättiin yhteen maaliskuussa järjestetyssä työpajassa. Asiakkaiden erilaiset tarpeet Pilotissa tunnistettiin kaksi eri kirjaston omatoimikäytön tilannetta. Ensinnäkin kirjaston asiakkaat haluaisivat spontaanisti pistäytyä kirjastossa esimerkiksi palauttamassa ja lainaamassa kirjoja tai lukemassa lehtiä. Tällöin olisi tarve avata ovi>>>

Joustotilat saatiin käyttöön 2016

Joustotilapalvelua testatataan vuosien 2016-17 aikana Kalasatamassa, osana Fiksu Kalasatama-hanketta. Joustotilat-hankkeen tavoitteena on saada tilan käyttö kaupungeissa joustavammaksi ja löytää tätä työtä tukemaan toimivat työkalut sekä prosessit. Joustotilat-hankkeessa hyödynnetään Flextila-palvelua, joka tarjoaa monipuolisen ja reaaliaikaisen käyttöliittymän tilavarausten hallinnointiin. Vuoden 2016 aikana saatiin Flextila-palvelun piiriin 15 erilaista tilaa Kalasataman ja Vallilan alueelta. Mukaan tavoiteltiin taloyhtiöiden tilojen lisäksi yritysten ja kaupungin omistamia tiloja. Näiden tilojen käyttö on vaihdellut joogatunneista perhekerhon ja taloyhtiön kokouksiin. Suosituin Kalasataman joustotiloista on ollut Capellan monikäyttöinen kansalaistila. Käyttäjät mukana kehitystyössä Joustotilat-hankkeessa tilojen tarjoajat ja käyttäjät otetaan tiiviisti mukaan kehitystyöhön. Kevään 2016 aikana joustotilat-hanke järjesti useita tapaamisia, demoja ja työpajoja>>>