Joustotilat-hanke loi toimintamallin vajaakäyttöisten tilojen jakamiselle

Joustotilat_Flexitila-940x377

Helsingin kaupungin innovaatioyksikkö Forum Virium Helsinki loi vuosina 2016–2017 toteutetussa Joustotilat-hankkeessa konsortiokumppaneiden kanssa mallin joustotilapalvelulle, jolla kaikki tilat saadaan omatoimikäyttöön hyödyntäen digiratkaisuja, kuten älylukkoja sekä nettipohjaisia varaus- ja maksualustoja. Käytännön opit tilojen jakamiseen ovat kaikkien saatavilla  Tilat avoimiksi -julkaisussa sekä Näin teet tilastasi joustotilan -oppaissa.

Tarve erilaisille väliaikaisille toimisto- ja harrastustiloille on kaupungeissa suuri samaan aikaan kun runsaasti toimitiloja on vajaakäytöllä tai tyhjinä. Kalasatamassa toteutetussa Joustotilat-hankkeessa avattiin erilaisia asuinalueen tiloja kaikkien käyttöön hyödyntämällä digitaalisia ratkaisuja, kuten älylukkoja ja nettivarausjärjestelmiä. Hankkeen avulla kerättiin arvokasta tietoa sekä kokemusta, jonka avulla luotiin malli tilojen avaamiselle. Joustotilapalvelut jatkavat Kalasatamassa nyt toimintaansa itsenäisesti. Helsingissä tilojen avaaminen kaupunkilaisten käyttöön on otettu osaksi kaupungin strategiaa.

Kokeilun avulla luotiin ja testattiin tilojen avaamisen malli

Joustotilat-hankkeessa kehitettiin tilojen jakamisen ekosysteemiä ja kokeiltiin Kalasataman alueen vuokrattavissa olevien tilojen tuomista Flextila-palveluun, josta tiloja voi varata näppärästi vaikkapa vain tunniksi esimerkiksi kokoontumisiin, harrastuksiin tai lyhytaikaiseen työntekoon. Suuri osa joustotiloista on varustettu älylukoilla, jotka toimivat mobiilitunnistautumisella. Älylukko helpottaa tilojen jakamista, kun vältytään fyysisen avaimen hakemiselta ja palautukselta.

Yrityksille joustava tilojen käyttö avaa uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Joustotilat-hankkeessa luotiin asioiden Internet (IoT) -alustamalli, johon eri alojen yritykset voivat avoimien rajapintojen kautta kytkeytyä ja tarjota sekä joustotilojen käyttäjille että tarjoajille muun muassa kokoustarjoilujen, älylukitusjärjestelmän, kulunvalvonnan ja siivouksen kaltaisia lisäpalveluita.

Älykkäät tilaratkaisut sekä tilat palveluna ovat herättäneet laajaa kiinnostusta, ja ne nähdään yhtenä tärkeänä älykaupungin rakennuspalikkana. Parhaimmillaan joustotilojen hyödyntäminen voi jopa vähentää uudisrakentamisen tarvetta. Lisäksi joustotilat elävöittävät kaupunkia ja tarjoavat yhden kanavan entistä yhteisöllisempään asumiseen.

Helsingin Kalasatama testialueena

Joustotilapalvelua pilotoitiin vuoden 2016 aikana Kalasatamassa, osana Fiksu Kalasatama -hanketta. Nykyisin Kalasatamassa on useita varattavia joustotiloja, kuten Setlementtiasuntojen kansalaistila Capellan puistotiellä, HOASin kerhotila Arielinkadulla sekä DIAKin kappeli. Näitä tiloja on käytetty niin joogatuntien ja syntymäpäivien järjestämiseen kuin yhdistysten kokouksiin. Vuodelle 2017 saadun jatkorahoituksen ansiosta joustotilapalvelua kehitettiin entistä toimivammaksi ja laajennettiin sen käyttöä.

Mukana toimintamallia kehittämässä oli laaja verkosto alueen asukkaita, älylukitukseen ja IoT-ratkaisuihin erikoistuneita yrityksiä sekä rakennusalan yrityksiä, arkkitehtejä sekä kaupunkisuunnittelijoita. Joustotilat-hankkeen toteuttivat yhteistyössä , Joustotoimisto Oy (Flextila-palvelu), Setlementtiasunnot Oy, Forum Viriumin yrityskumppani Elisa, Helsingin kaupunginkirjasto, Helsingin kaupunkiympäristön toimiala (2017), Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (2016) sekä Kalasataman Palvelu Oy (2016).  Rahoitus vuosille 2016–2017 saatiin Helsingin kaupungin innovaatiorahastolta.

Joustotilat-hanke vauhditti tilojen jakamisen kasvua

Helsingin Kalasatamassa kokeiltu tilojen avaamisen malli on ollut menestys. Kalasatamassa toimi hankkeen aikana 15 joustotilaa. Suosituinta kohdetta Setlementtiasuntojen Capellan kansalaistilaa varattiin vuonna 2017 yli 600 kertaa. Forum Virium Helsinki levittää tilojen avaamisen mallia myös muualle Suomeen, ja Kalasatamassa kehitetyllä mallilla on lähdetty avaamaan tiloja myös Oulussa ja Turussa.

Helsingin kaupunki on avannut tilojaan Varaamo- ja Stadin tilapankki -palveluissa. Joustotilojen yleistyminen huomioidaan myös kaupunkien kaavoituksessa. Helsingin kaupunki pyrkii tilojen joustavaan käyttöön myös strategiassaan. Pyrkimyksenä on saada muun muassa koulut ja liikuntatilat helposti asukkaiden käyttöön. Muun muassa tulevassa keskustakirjasto Oodissa hyödynnetään joustotilojen oppeja.

Lisäksi joustotilapalveluilla, kuten hankkeen yhteistyökumppanilla Flextila.comilla on nyt runsaasti varattavia tiloja ympäri Suomen.Tilojen avaamisen haaste on kaupungeille yhteinen ja aihe on herättänyt kiinnostusta myös ulkomailla. Joustotilojen oppeja on jaettu myös Euroopan laajuisesti EU:n Refill-hankkeessa.


Tutustu julkaisuihin

Joustotilat-hankkeen loppuraportti
Tilat avoimiksi -julkaisu
Näin teet tilastasi joustotilan – Opas yrityksille
Näin teet tilastasi joustotilan – Opas taloyhtiöille

Muistilistat ja mallipohjat word-formaatissa:
Muistilista yrityksille: Tilan muuttaminen joustotilaksi
Muistilista taloyhtiöille: Tilan muuttaminen joustotilaksi
Muistilista: Joustotilapalvelulle toimitettavat tiedot
Joustotilan käyttöohje (mallipohja)

Yhteystiedot
Maija Bergström
Hankekoordinaattori
Forum Virium Helsinki
[email protected]
puh. 040 766 1415

 

 


Taloyhtiöiden tilat joustavaan käyttöön

Taloyhtiöiden tilojen muuttaminen joustotiloiksi on helppoa! Tarvitaan vain yhtiökokouksen päätös ja yhteiset tilat saadaan ketterästi kaikkien käyttöön. Myös asukkaat hyötyvät Flextila-palvelusta, sillä yhteisten tilojen varaaminen ja käyttö helpottuu reaaliaikaisen varauskalenterin myötä. Näin esimerkiksi kerhohuoneen tai saunatilojen varaamisesta tulee entistä jouhevampaa. Taloyhtiöt puolestaan saavat tuloja muutoin tyhjillään tai vajaakäytöllä olevista tiloista. Taloyhtiön tilojen muuttamiselle joustotilaksi tarvitaan yhtiökokouksen päätös, mutta muita lupia ei yleensä tarvita. Tilasta perittävä korvaus ja käyttöajankohdat ovat taloyhtiön vapaasti päätettävissä. Lisäksi pitää pohtia, miten pääsy yhteisiin tiloihin järjestetään ja onko tarpeen tehdä muutostöitä, kuten älylukon asennuksia. Ohjeistus taloyhtiöille julkaistu! Joustotilat-hankkeessa on laadittu  Näin teet tilastasi joustotilan -ohjeistus, joka>>>

Joustotilat-työpajassa kehitettiin älykkäitä tilaratkaisuja

Capellan kansalaistilassa järjestettiin marraskuussa Joustotilat-työpaja, johon kutsuttiin eri alojen osaajia kehittämään entistä joustavampaa tilojen yhteiskäyttöä ja siihen liittyviä älyratkaisuja. Työpajassa myös demottiin uudistunutta Flextila-palvelua sekä tutustuttiin älylukitukseen. Lisäksi keskusteltiin tulevaisuuden visioista joustotilojen palveluekosysteemin kehittämiseksi. Työpajaosuudessa jakauduttiin neljään ryhmään, joissa pureuduttiin syvällisemmin tulevaisuuden pysäköintiratkaisuihin, joustotiloille lisäarvoa tuottaviin palveluihin, joustotiloihin soveltuviin IoT-ratkaisuihin ja rajapintoihin. Kukin ryhmä pohti näitä kysymyksiä ensin keskenään, jonka jälkeen tulokset jaettiin muiden osallistujien kanssa ja keskusteltiin teemoista laajemmin.  Ketterämpää pysäköintiä Älykkäämpiä pysäköintiratkaisuja pohtinut ryhmä keskusteli autopaikkojen ja autojen vuokrauksesta eri näkökulmista. Voisiko paikan vuokrata esimerkiksi tuntiperusteisesti osana muita palveluita? Tällä hetkellä parkkipaikkojen vuokraus tuntiperusteisesti ei ole mahdollista, joten>>>

Tule mukaan Flextila-palveluun!

Onko sinulla tiloja, jotka voisit avata myös muiden käyttöön? Flextila-palvelun kautta tilojen haltijat voivat tarjota tilojaan yleiseen käyttöön ja saada siitä korvauksen. Mukana Flextila-palvelussa on niin toimistotiloja kuin vapaa-ajan aktiviteetteihin sopivia tiloja, kuten kerhohuoneita. Esimerkiksi Capellan kansalaistilassa on järjestetty tilaisuuksia syntymäpäiväjuhlista joogatunteihin. Toimistotiloja puolestaan on hyödynnetty muun muassa isompiin kokouksiin ja putkiremonttien väistötiloiksi. Liittyminen Flextila-palveluun Palveluun liittyminen edellyttää omien tilojen tietojen syöttämistä Flextila-palveluun. Tilojen haltijat saavat omat Flextila-tunnukset, joiden kautta voi seurata ja hallinnoida tilojen tietoja. Flextila-palvelun käyttöön saa tarvittaessa henkilökohtaisen opastuksen Flextila-palvelusta. Tilojen tarjoajat voivat itse määritellä sopivan korvauksen tilojen käytöstä ja päättää siitä, miten kulku tiloihin järjestetään. Mikäli tiloja tarjotaan käyttöön myös iltaisin>>>

Helsinki inspiroi avaamaan tilojaan kaikkien käyttöön

Teksti ja kuvat: Kaskas media Pääkaupunkiseudulla on yli miljoona neliötä tyhjää tilaa. Helsingin kaupunki omistaa niistä pienen osan. Mitä jos kaupunkilaiset voisivat käyttää näitä tiloja omiin harrastuksiinsa, tapahtumien järjestämiseen ja työskentelyyn? “Suomenlinnan lautan terminaalissa on kiinnostava tila, terminaalikioski. Kuka sen edes omistaa?”, kysyy tila-asiantuntija ja käyttäjälähtöisen muotoilun ammattilainen Hella Hernberg. Hernberg osallistui Helsingin kaupungin Tilat avoimiksi -kokeiluprojektiin, jossa etsittiin käytännön digitaalisia ratkaisuja Helsingin kaupungin tilojen joustavampaan käyttöön. Huomattiin, että kaupunki omistaa paljon mielenkiintoisia tiloja, mutta ne seisovat tyhjinä suuren osan ajasta. “Tällä hetkellä esimerkiksi yrittäjällä on aikaa vievää selvittää, miten hän voisi vuokrata kiinnostavan tilan tapahtumaansa”, Hernberg sanoo. Hän on>>>

Tervetuloa kehittämään joustavampia tiloja

Helsingissä ja muissa kaupungeissa on valtava määrä tiloja, joiden joustavampi ja avoimempi käyttö hyödyttäisi niin tilojen omistajia kuin niiden käyttäjiä. Joustotilat-työpajassa pyritään löytämään konkreettisia tapoja avata entistä enemmän tiloja kaupunkilaisten käyttöön.  Keskiviikkona 9.11. järjestettävässä työpajassa demotaan myös uudistunutta Flextila-palvelua sekä älylukitusta. Lisäksi keskustellaan tulevaisuuden visioista Joustotila-palveluekosysteemin kehittämiseksi ja uusista, tilojen joustavampaa käyttöä tukevista älyratkaisuista. Ohjelma Puheenvuorot 8.30–10.20 Tervetuloa / Veera Mustonen, Forum Virium Helsinki Palvelun esittely ja demo / Pasi Kivekäs, Joustotoimisto Next steps for Flexispaces / Natalia Reen, Forum Virium Helsinki IoT BnB – Mitä se on? / Kristian Bäckström, ControlThings Kaupungin tilat joustamaan /Jussi Vehviläinen, Helsingin kaupunginkirjasto Minkälainen>>>

Taidetta Capellan kansalaistilaan

Setlementtiasuntojen kuvataideryhmä koristeli Capellan kansalaistilan ikkunat Helsingin Kalasatamassa. Taidetyöpajassa syntyneiden teosten tarkoitus on tuoda väriä ja asukkaiden näköistä taidetta talon pohjakerrokseen. Samalla elävöitetään ympäröivää katutilaa persoonallisella tavalla. Suunnitelmissa on valaista teokset Marraskuun valot -työpajan yhteydessä. Capellan kansalaistila kuuluu Flextila-palvelun piiriin eli tila on vapaasti käytettävissä pientä korvausta vastaan. Tilojen sisustusta on äskettäin uusittu ja varustetasoa parannettu. Koska tilasta löytyy niin keittiö kuin pukuhuoneetkin, tilaa voi käyttää melkein mihin tahansa joogatuntien järjestämisestä syntymäpäivien juhlintaan. Capellan kansalaistilan koristelu toimii myös pienenä kokeiluna joustotilasta viestimisessä. Tavoitteena on, että tila huomataan paremmin, ja kalasatamalaiset innostuvat käyttämään sitä omissa tilaisuuksissaan. Setlementtiasunnot toivottavat myös tervetulleeksi rakennuksen edessä olevan katutilan valtaavat tapahtumat. Suuresta tilasta voi avata ovet>>>