Teksti ja kuvat: Kaskas media
Pääkaupunkiseudulla on yli miljoona neliötä tyhjää tilaa. Helsingin kaupunki omistaa niistä pienen osan. Mitä jos kaupunkilaiset voisivat käyttää näitä tiloja omiin harrastuksiinsa, tapahtumien järjestämiseen ja työskentelyyn?
“Suomenlinnan lautan terminaalissa on kiinnostava tila, terminaalikioski. Kuka sen edes omistaa?”, kysyy tila-asiantuntija ja käyttäjälähtöisen muotoilun ammattilainen Hella Hernberg.
Hernberg osallistui Helsingin kaupungin Tilat avoimiksi -kokeiluprojektiin, jossa etsittiin käytännön digitaalisia ratkaisuja Helsingin kaupungin tilojen joustavampaan käyttöön. Huomattiin, että kaupunki omistaa paljon mielenkiintoisia tiloja, mutta ne seisovat tyhjinä suuren osan ajasta.
“Tällä hetkellä esimerkiksi yrittäjällä on aikaa vievää selvittää, miten hän voisi vuokrata kiinnostavan tilan tapahtumaansa”, Hernberg sanoo. Hän on työskennellyt pitkään tyhjillään olevien tilojen hyödyntämiseksi. Haaveissa on, että Helsingissä yhdeltä digitaaliselta alustalta esimerkiksi etätyötä tekevä kaupunkilainen voi löytää itselleen työskentelypaikan tai jalkapallon harrastaja kotinsa läheltä pelikentän.
Digitaalisuus tuo tilat kaikkien käyttöön
Tilat avoimiksi -kokeilu kesti neljä kuukautta syksystä 2015 alkuvuoteen 2016 ja sen etenemistä veti projektityöskentelyyn erikoistunut Teemu Ruohonen. Tänä aikana kaupungin työntekijöille järjestettiin viisi työpajaa, joissa ideoitiin ratkaisuja ja kehitettiin konsepteja Helsingin tilojen joustavammalle ja tehokkaammalle käytölle. Työpajojen välissä tehtiin pieniä kokeiluja.
“Digitaalisuus on projektin keskeinen idea. Kysymys on siinä, millaisia mahdollisuuksia digitaalisuus tuo tilojen avaamiseen ja niiden käytön kehittämiseen”, Ruohonen sanoo.
Tilat avoimiksi -projektin lopputuloksena syntyi prototyyppi sähköisestä Stadin tilapankki -sovelluksesta. Se on työskentelyyn osallistuneiden kaupungin työntekijöiden näkemys mahdollisesta ratkaisusta eri virastojen tilojen hyödyntämiseen työnteossa. Alkuvaiheessa kaupungin työntekijät voisivat työskennellä tyhjillään olevissa tiloissa.
Sovelluksen avulla kuka tahansa voi katsoa kartasta, missä päin kaupunkia on esimerkiksi vapaita työtiloja ja varata niitä omaan käyttöönsä. Hernberg muistuttaa samaan aikaan lanseeratusta kirjaston Varaamo-palvelusta, jonka kautta kaupunkilaiset voivat käyttää kirjaston tiloja vaikkapa peli-illan viettoon. Palvelu on vielä kokeiluvaiheessa.
Kaupunkilaisella on oikeus kaupunkinsa tiloihin
“Jokainen helsinkiläinen on yksi Helsingin julkisten tilojen omistajista”, Teemu Ruohonen sanoo. Kaupunkilaisella pitäisi olla mahdollisuus käyttää kaupungin tiloja enemmän. Helsingin kaupungin omistamat tilat halutaan aktiivisempaan käyttöön niin, että ne palvelevat sekä kaupunkilaisia että kaupungin työntekijöitä nykyistä paremmin.
Hella Hernberg pyrki tuomaan projektissa esiin erityisesti käyttäjien näkökulmaa. Tältä kantilta katsottuna Tilat avoimeksi -kokeilussa on kolme tavoitetta. “Aluksi piti selvittää, miten kaupungin omistamia tiloja ylipäänsä voidaan avata kaupunkilaisten käyttöön. Toiseksi mietittiin, miten ihmiset löytävät tietoa tarjolla olevista tiloista. Lopuksi pohdittiin, miten tilojen varaamisesta voisi tehdä helpompaa”, hän summaa.
Kuva: Kaskas Media
Eri virastojen virkamiehet kohtasivat toisensa työpajoissa
Projekti aloitettiin kaupungin työntekijöiden kanssa pohtimalla, miten he voisivat hyötyä esimerkiksi naapuriviraston tiloista. Virkamies saattaa löytää itsensä tilanteesta, jossa hän on tapaamisten välissä kaukana omasta virastosta ja kaipaa rauhallisen työskentelypaikan muutamaksi tunniksi. Silloin on hyvä tietää, missä on lähin kaupungin omistama tila, joka on vapaana.
“Tilat avoimiksi -projektin luonteeseen sopi, että kaikki työpajat pidettiin eri paikoissa. Osallistujilla oli mahdollisuus tutustua ja inspiroitua eri tiloista”, Ruohonen sanoo. Yksi työpaja järjestettiin esimerkiksi Olympiaterminaalin Satamatalossa, jonka ryhmätyötila voisi tulevaisuudessa olla vuokrattavissa.
“Projekti osoitti, että työntekijöiden ja eri sidosryhmien väliselle kohtaamiselle on selkeä tarve. Tilaratkaisujen kehittäminen kiinnostaa ja hyödyttää kaikkia osapuolia.”
Kokeiluilla kehitetään Helsingistä entistä parempaa kaupunkia
Hyvän tilasuunnittelun lisäksi kokeilu loi uutta toimintakulttuuria virastoihin. Tilat avoimiksi -projekti oli tilaisuus kokeilla ketterästi, miten Helsingin tilankäyttöä voi kehittää käytännössä. Samalla syntyi uudenlaista yhteissuunnittelun ja kokeilun kulttuuria, joka tuo tulevaisuudessa Helsingin ja helsinkiläiset entistä lähemmäs toisiaan.
“Projektissa pyrittiin tekemään parempaa kaupunkia sekä kaupunkilaisille että kaupungin työntekijöille”, Ruohonen toteaa.
Ruohosen mukaan Tilat avoimiksi jätti monien virkamiesten mielet avoimiksi, ja kiinnostusta jatkaa kokeiluja on runsaasti. Digitaalisten kohtaamisten lisäksi fyysiset kohtaamiset ovat kaupungissa tärkeitä. Ehkä tulevaisuudessa virastojen neuvotteluhuoneet ja tyhjillään olevat tilat houkuttelevat kaupunkilaisia kohtaamaan kaupungin työntekijöitä yhdessä kehittämään uusia kaupunkipalveluita, uusia ravintolapäiviä ja nappinaapureita.
Kuva: Kaskas Media
Kehittäjäyhteistyöllä parempaa palvelua
Ensimmäinen Tilat avoimiksi -kokeiluprojekti tehtiin osana tietotekniikan valmennusohjelmaa. Kokeilun aikana tunnistettiin myös muita kaupungilla käynnistyviä tilojen löydettävyyttä ja käyttöä edistäviä projekteja kuten Varaamo, Forum Virium Helsingin Fiksun Kalasataman Joustotilat -projekti sekä Kliffa Innovationsin Kliffa-palvelu. Näiden välillä tehdään yhteistyötä ja näissä tuotettavat sovellukset hyödyntävät mm. samaa kaupungin avointa Respa-rajapintaa.
Varaamo-palvelu on tehty yhdessä kaupunginkanslian avoimen ohjelmistokehitysryhmän ja kaupunginkirjaston kanssa. Myös Stadin Tilapankkia työstetään avoimen ohjelmistokehitysryhmän tuella. Molemmat sovellukset hyödyntävät lisäksi samaa kaupungin avointa Respa-rajapintaa.
Digitaalinen Helsinki -ohjelman tavoitteena on edistää eri projektien ja toimijoiden välistä yhteistyötä. Tilat avoimiksi on yksi ohjelman yhteisistä teemoista jatkossa. Siinä pyritään tilavaraukseen liittyvien ratkaisujen ja toimintatapojen yhdenmukaistamiseen. Tämä parantaa loppukäyttäjän palvelukokemusta.
Lisätietoa
- Tilat avoimiksi -kokeiluprojekti: slideshare.net/DigitalHelsinki/tilat-avoimiksi-loppuraportti-1-1
- Stadin Tilapankki: http://dev.hel.fi/projects/stadin-tilapankki/
- Respa-rajapinta: http://dev.hel.fi/projects/respa/
- Tilat tehokkaampaan käyttöön artikkeli Helsingin Henki -henkilöstölehdessä sivulla 15 https://issuu.com/helsinginhenki/docs/helsingin_henki_2-2016/1
Alkuperäinen artikkeli on julkaistu 27.6.2016 Digitaalinen Helsinki -sivuston blogissa.