Joustotilapalvelua testatataan vuosien 2016-17 aikana Kalasatamassa, osana Fiksu Kalasatama-hanketta. Joustotilat-hankkeen tavoitteena on saada tilan käyttö kaupungeissa joustavammaksi ja löytää tätä työtä tukemaan toimivat työkalut sekä prosessit. Joustotilat-hankkeessa hyödynnetään Flextila-palvelua, joka tarjoaa monipuolisen ja reaaliaikaisen käyttöliittymän tilavarausten hallinnointiin.
Vuoden 2016 aikana saatiin Flextila-palvelun piiriin 15 erilaista tilaa Kalasataman ja Vallilan alueelta. Mukaan tavoiteltiin taloyhtiöiden tilojen lisäksi yritysten ja kaupungin omistamia tiloja. Näiden tilojen käyttö on vaihdellut joogatunneista perhekerhon ja taloyhtiön kokouksiin. Suosituin Kalasataman joustotiloista on ollut Capellan monikäyttöinen kansalaistila.
Käyttäjät mukana kehitystyössä
Joustotilat-hankkeessa tilojen tarjoajat ja käyttäjät otetaan tiiviisti mukaan kehitystyöhön. Kevään 2016 aikana joustotilat-hanke järjesti useita tapaamisia, demoja ja työpajoja sekä taloyhtiöiden että asukkaiden kanssa. Näiden avulla pyrittiin selvittämään joustotilojen käyttöön liittyviä odotuksia, sosiaalisia normeja ja mahdollisia haasteita. Lisäksi kartoitettiin sitä, mitkä ovat nykyiset säännöt yhteistilojen käytölle ja miten toimivaksi ne on todettu käytännössä.
Keskusteluissa on noussut esille muun muassa toivomus siitä, että tilojen ulos vuokraamisen lisäksi taloyhtiöiden sisäiselle tilakäytölle löytyisi helppo hallintatyökalu. Esimerkiksi saunavuorojen ja pyykkituvan käyttö olisi asukkaiden näkökulmasta jouhevaa, jos varaukset voisi hoitaa yhden reaaliaikaisen palvelun kautta. Vuonna 2017 onkin tavoitteena laajentaa Flextila-palvelua siten, että se mahdollistaa sisäiset ryhmävaraukset ja tarjoaa näin taloyhtiöille ketterän työkalun asukkaiden yhteiskäyttöisten tilojen hallintaan. Ryhmävaraukset palvelevat hyvin myös julkisten tilojen, kuten liikuntatilojen käyttöä.
Uusia joustotiloja etsitään
Haasteeksi joustotilapalvelun laajentamiselle erityisesti Kalasatamassa on osoittautunut sopivien tilojen löytäminen. Kalasatamassa monet yhteiskäyttöön soveltuvat tilat, kuten kerhohuoneet ja saunat, sijaitsevat rakennusten yläkerroksissa, joten niiden avaaminen joustotilakäyttöön vaatii käyttäjien ohjaamista läpi koko rakennuksen. Parhaiten joustotilakäyttöön soveltuisivatkin katutasossa sijaitsevat tilat. Hankkeessa laadittu Näin teet tilastasi joustotilan -ohjeistus opastaa taloyhtiöitä aloittamaan joustotilakäytön.
Kalasataman alueella on paljon korkeatasoisesti varusteltuja tiloja, kuten opetuskeittiöitä tai esitystekniikkaa sisältäviä tiloja. Näiden omatoimikäyttöön ottaminen on koettu haastavaksi, sillä esimerkiksi ammattikäyttöön tarkoitettujen laitteiden käyttö vaatii erityisosaamista. Vuoden 2016 aikana mukaan saadut tilat ovatkin perinteisempiä kerhohuoneita sekä toimisto- ja työskentelytiloja. Vuonna 2017 sen sijaan mukaan tavoitellaan yhä useammanlaisia tiloja.
Älylukoista hyviä kokemuksia
Moneen joustotilaan pääsee älylukon avulla. Vuoden 2016 aikana joustotiloihin hankittiin yhteensä seitsemän Tolotechin älylukkoa (ks. kuva vasemmalla), jotka toimivat mobiilitunnisteella. Älylukkojen avulla pääsee tällä hetkellä omatoimisesti esimerkiksi Capellan kansalaistilaan, Flextila Hubiin ja HOASin tilaan. Älylukoista on toistaiseksi saatu pelkästään myönteisiä kokemuksia ja kevään 2017 aikana testataankin myös muiden valmistajien älylukkoja.
Älylukkojen toimintaperiaate on, että käyttäjät pääsevät tilaan juuri silloin, kun ovat sen Flextila-palvelusta itselleen varanneet. Näin kenenkään ei tarvitse huolehtia oven avaamisesta vaan tilan käyttäjät voivat liikkua omatoimisesti. Varauspalvelussa on tieto varauksen tekijästä, ja älylukkoon jää myös tieto siitä, millä koodilla ovi on kulloinkin avattu. Näin ollen tilan käyttäjät tavoitetaan tarvittaessa helposti.
Entistäkin parempi Flextila-palvelu
Syyskuussa 2016 lanseerattiin uusi versio Flextila-palvelusta, johon oli tehty merkittäviä parannuksia sekä teknisen käytettävyyden että palvelun visuaalisen toteutuksen osalta. Myös älylukkointegraation valmisteluun on käytetty paljon resursseja. Nämä päivitykset ovat mahdollistaneet entistä käyttäjäystävällisemmän ja laajemman joustotilapalvelun. Palvelu esittelee jokaisen varattavissa olevan tilan ja tarjoaa reaaliaikaisen näkymän varaustilanteeseen. Flextila-palvelu on koko Suomen kattava, ja tällä hetkellä sen kautta on varattavissa jo lähes 60 erilaista tilaa.
Syksyllä 2016 Joustotilat-hankkeessa keskityttiin olemassa olevien tilojen markkinoimiseen ja käyttäjäpalautteen keräämiseen. Lisäksi neuvoteltiin potentiaalisten tilan tarjoajien kanssa ja Flextila-palvelun piiriin saatiinkin muun muassa Vallilan kirjaston tilat, jossa kokeillaan kirjaston omatoimikäyttöä älylukon avulla. Tilojen tarjoajia puhututtavat erityisesti vastuukysymyksiin ja turvallisuuteen liittyvät ratkaisut sekä joustotilojen tulevaisuuden näkymät ja mahdolliset lisäpalvelut. Toiveissa myös on, että kaikkien käytettävien tilojen varauksia voisi hallinnoida yhden kanavan kautta. Tämä tuo selkeää lisäarvoa sekä käyttäjille että tilojen omistajille.
Avoin rajapinta yrityksille
Flextila-palvelun päivitystyöhön liittyi kiinteästi asioiden Internet -alustamallin (IoT) kehitystyö. Valmistuessaan alusta mahdollistaa yritysten kytkeytymisen avoimen rajapinnan kautta palveluun. Tämä puolestaan luo pohjaa uudelle liiketoiminnalle, kuten pilvipalveluille ja älylukitukselle.
Tilojen käyttäjät puolestaan voisivat ostaa joustavasti tarvitsemansa lisäpalvelut, kuten kokoustarjoilut tai siivouspalvelut, samassa yhteydessä kuin tekevät varauksen tilaan. Älylukkojen avulla myös siivouspalveluiden tai tarjoilujen toimittaminen tilaan kävisi saumattomasti. IoT-palveluiden suunnittelutyö saatiin hyvin vauhtiin vuonna 2016, mutta konkreettisiin tuloksiin päästään todennäköisesti ensi kesän jälkeen.
Jatkorahoitus vuodelle 2017
Joulukuussa 2016 selvisi, että Joustotilat-hanke on saanut vuoden jatkorahoituksen Helsingin kaupungin innovaatiorahastolta. Tavoitteina vuodelle 2017 on paitsi uusien tilojen saaminen palvelun piiriin, niin myös joustotilojen lisäpalveluiden, kuten käyttöasteen seurannan, laajentaminen sekä uudenlaisten älylukkojen integrointi. Lisäksi tavoitteena on kokeilla joustavaa pysäköintiä, jossa autopaikkoja voi varata ketterästi reaaliajassa.
Vuonna 2017 keskitytään myös projektissa saatujen oppien jalkauttamiseen. Suunnitteilla on muun muassa road show -kierros ns. kuutoskaupunkeihin (Helsinki, Espoo, Vantaa, Tampere, Turku ja Oulu). Tavoitteena on kertoa Joustotilat-hankkeen kokemuksista ja antaa muille kaupungeille eväitä vastaavien kokeilujen toteuttamiseen. Joustotilat-hankkeessa toivotaan erityisesti julkisia tiloja lisää joustotilapalveluiden piiriin ja tähän ohjataankin merkittävästi voimavaroja vuonna 2017.
Joustotilat-hankkeessa hyödynnetään Joustotoimisto Oy:n Flextila-palvelua. Joustotiloja kehittävät yhteistyössä Forum Virium Helsinki, Helsingin kaupunki (kaupunginkirjasto ja tilakeskus), Elisa, Joustotoimisto, SRV, Setlementtiasunnot sekä Kalasataman palvelu. Rahoitus vuosille 2016–2017 on saatu Helsingin kaupungin innovaatiorahastolta.