Joustotilat-hankkeen opit palvelunäkökulmasta

Tammikuussa 2015 käynnistyneen Joustotilat-hankkeen tavoitteena on ollut selvittää muun muassa sitä, miten sekä yksityisiä että julkisia tiloja saataisiin avattua kaupunkilaisten varattavaksi – vaikkapa tunniksi tai päiväksi – ketterästi ja käyttäjien tarpeet huomioiden. Vastauksia etsittäessä on järjestetty kymmeniä tapaamisia ja työpajoja sekä testattu Internet-pohjaisen varauspalvelun toimivuutta. On myös pyritty löytämään erilaisia näkökulmia: joustotilatoimintaa on katsottu niin käyttäjien, tilantarjoajien kuin julkisten ja yksityisten toimijoiden silmin.

Nyt julkaistaan kolmen artikkelin sarjan Joustotilat-hankkeesta saaduista opeista ja havainnoista niiden takana. Ensimmäinen artikkeli keskittyy palvelunäkökulmaan eli vastaa muun muassa seuraaviin kysymyksiin: Mitä joustotilapalveluiden käyttäjät odottavat palveluilta? Minkälaiset tilat vastaavat parhaiten käyttäjien tarpeita? Miten taloyhtiöt voivat matalalla kynnyksellä muuttaa omia yhteistilojaan joustotiloiksi? Minkälaiset tilat sopivat parhaiten joustotilakäyttöön?

Toinen Joustotilat-hankkeen opeista laadittu artikkeli kertoo erilaisten tilojen tuomista haasteista ja mahdollisuuksista sekä avaa integraatiokysymystä. Kolmas artikkeli avaa älylukituksella saatavia etuja ja kartoittaa älylukkojen ekosysteemiä.

Palvelut avainasemassa

Joustotilat-hankkeen aikana on kehitetty monipuolisesti sekä joustavien tilojen palvelukonseptia ja -ekosysteemiä hyödyntäen Flextila-varauspalvelua. Lisäksi on kartoitettu laajasti potentiaalista kysyntää joustotilapalvelulle, yleistä asenneilmapiiriä sekä käyttäjien että tilantarjoajien osalta ja tilojen avaamiseen liittyviä käytännön haasteita. On myös selvitetty, mitä joustotilojen potentiaaliset käyttäjät tiloilta toivovat ja minkälaisille lisäpalveluille olisi kysyntää. Alla listattuna joitakin tämän matkan varrella saatuja oppeja.

Joustotiloille kysyntää asuinalueilla
Käyttäjäpalaute kertoo, että joustotilojen kaltainen palvelu otetaan kernaasti käyttöön eli se vastaa asukkaiden tilatarpeisiin. Olemassa olevien tilojen saavutettavuus ja vajaakäyttöisyys on ollut pitkään aito ongelma. Joustotilat-hanke onkin herättänyt suurta kiinnostusta Helsingin lisäksi myös muissa kaupungeissa, ja moni kaupunki etsiikin parhaillaan vastauksia samoihin haasteisiin. Joustotilat-hankkeen opit olisikin hyvä levittää mahdollisimman laajasti, jotta muut kaupungit voivat hyödyntää hankkeen tuloksia ja jatkaa omaa työtään tästä.  

Tilojen tarjoamiselle korkea kynnys
Kynnys tarjota tilaa joustotilaksi on erityisesti taloyhtiöillä melko korkea, vaikka kuluja tai suurta vaivaa ei syntyisikään. Monet taloyhtiöt pelkäävät tilojen avaamisen lisäävän melua, siivottomuutta tai tuovan turvallisuusriskejä kiinteistöihin.  Samanlaista muutosvastarintaa tuotiin esille myös Kliffan Urbaanit yhteiskäyttötilat -raportissa. Uudenlaisten tilojen saaminen palveluun on osoittautunut haastavaksi ja osassa tiloja prosessi on jämähtänyt pieniin käytännön esteisiin, kuten tilakuvauksen tekemiseen tai kuvien toimittamiseen, vaikka tahtotila tilojen avaamiseen onkin ollut olemassa.

Tilojen jakamisen hyödyt esiin!
Useille tilojen omistajille mahdolliset riskit tilojen avaamisessa laajempaan käyttöön korostuvat. Hyötyjä voisi nostaa entistä enemmän esille viestinnässä, sekä nojata hyviin kokemuksiin.

Vähempikin ”äly” tuo lisäarvoa
Varaamo-palvelulla, jossa tällä hetkellä on vähemmän ”älyominaisuuksia” kuin Flextila-palvelussa, on huomattavan paljon käyttäjiä. Palvelussa ei ole älylukko-integraatiota tai maksujärjestelmää, eikä juurikaan omatoimikäytössä olevia tiloja. Tilojen jakamista kannattaakin lähteä kokeilemaan heti ja lisätä sekä varausjärjestelmän että tilojen älyä kokeilemalla kehittäen. 

Hyvät kulkuyhteydet lisäävät käyttöä
Suosituimmat tilat ovat hyvien kulkuyhteyksien päässä eli tiloihin pääsee ketterästi niin julkisilla kulkuneuvoilla kuin omalla autolla, pyörällä tai jalan. Joustotilosta annetulla kuvaksella on myös tärkeä rooli tilojen käyttöasteen näkökulmasta eli mitä paremmin tilan soveltuvuus käyttötarkoituksiin on kuvattu, sitä todennäköisemmin käyttäjät sen myös löytävät.   

Tilojen maksullisuuden vaikutuksesta käyttöön vähän tietoa
Tällä hetkellä saatavilla ei ole tietoa siitä, kuinka paljon maksullisuus vs. maksuttomuus vaikuttaa erilaisten tilojen käyttöön. Ei myöskään tiedetä, kuinka suuri osa varauksista jää käyttämättä. Toisin sanoen, kokemusten perusteella ei voida antaa tarkkaa arviota, kannustavatko ilmaiset tilat maksettuja enemmän varauksen käyttämättä jättämiseen.

Suosittujen tilojen käyttöaste nousee entisestään
Joustotilapalvelun käyttöönotto on nostanut jo ennestään suosittujen tilojen käyttöastetta, kuten Kalasatamassa sijaitsevan Capellan kansalaistilan käyttöä. Liittämällä jo ennestään melko korkean käyttöasteen tiloja varauspalveluun saadaan samalla uusia käyttäjiä, koska tilojen käyttäjät tottuvat hyödyntämään palvelua laajemminkin. Luonnollisesti tilojen runsas määrä houkuttelee palvelulle lisää käyttäjiä.

Monitoimitiloille ja kerhotiloille on kysyntää
Kalasatamassa sijaitseva Setlementtiasuntojen kansalaistila (ks. kuva alla) on ollut erittäin suosittu monikäyttöisyytensä vuoksi. Paljon varauksia on tehty myös HOASin kerhotilaan, vaikka siinä ei ole wc:tä tilan yhteydessä. Molempia tiloja oli kohennettu hieman joustotilakäytön käynnistyessä ja niihin molempiin on asennettu älylukot. Tämä kertoo siitä, että niin monitoimitiloille kuin perinteisemmille kerhotiloille on käyttöä erityisesti silloin, kun varaaminen ja sisäänpääsy on tehty vaivattomaksi.

Katutason tilat parhaiten yhteiskäyttöön soveltuvia
Yhteiskäyttöön haluttavat tilat olisi syytä sijoittaa katutasoon, jolloin on helppoa toteuttaa niihin erillinen sisäänkäynti suoraan kadulta. Tällöin ulkopuolisten pääsyä tilaan on helpompi kontrolloida. Katutasossa oleva tila palvelee myös hyvin ulkopuolisille suunnattujen tilaisuuksien järjestämistä, sekä osaltaan elävöittää katutilaa. Joustotiloihin mukaan saaduista kerho- ja monitoimitiloista molemmat sijaitsivat katutasossa.

Taloyhtiöt empivät yläkerrosten joustotilakäyttöä
Esille on noussut epäilyksiä yläkerroksissa sijaitsevien kerhotilojen ja saunatilojen sopivuudesta joustotilakäyttöön, koska silloin muitakin kuin talon asukkaita kulkee rappukäytävissä. Lisäksi osassa yläkertojen yhteiskäyttöön tarkoitettuja tiloja äänieristystä ei ole koettu riittäväksi, vaan sen puute on haitannut myös talon sisäistä käyttöä. Onkin toivottavaa, että jo talojen suunnitteluvaiheessa pohdittaisiin joustotilakäyttöä ja otettaisiin nämä rakentamisessa huomioon. 

Taloyhtiöt toivovat kokonaisratkaisuja
Taloyhtiöiden edustajat nostivat esille tarpeen kulunvalvonnan ja tilojen varaamisen kokonaisratkaisulle. Taloyhtiöt haluavat helpon ratkaisun, joka vaatii niiltä mahdollisimman vähän toimenpiteitä.

Asumisen edelläkävijät luovat uusia tilaratkaisuja
Omaleimaisia ratkaisuja suunnittelevilla toimijoilla ja taloyhtiöillä, kuten Setlementtiasunnoilla ja ryhmärakennuttajilla (esimerkiksi Koti Kaupungissa Ry), on innovatiivisia ideoita ja suunnitelmia yhteistiloiksi. Ne ovat myös valmiita panostamaan tiloihin ja niihin kytkeytyviin palveluihin. Myös näiden ideoiden jakaminen laajemmin edistää joustotilakäyttöä.   

Joustotiloilla parempia palveluita asukkaille
Joustotiloilla voidaan houkutella palveluita taloon ja naapurustoon, kuten esimerkiksi Setlementtiasuntojen kohdalla on tapahtunut. Capellan Kansalaistilan joustotilassa on toiminut esimerkiksi Fiksun Kalasataman nopeiden kokeilujen ohjelman KuntoKaverit-kokeilu, joka tarjosi vertaisohjattua ryhmäliikuntaa senioreille ilmaiseksi. Kokeiluun osallistui kymmeniä asukkaita kansalaistilan korttelista. Näin ollen yhteiset tilat voivat helpottaa naapuruston yhteistoiminnan organisoitumista.

Tilantarjoajat tarvitsevat markkinointiapua
Tilantarjoajat toivovat markkinointiapua käyttäjien tavoittamiseen. Tilantarjoajat voivat tarvita apua tilojen viemisessä palveluun ja tukea joustotilakäytön aloittamiseen.

 

Comments are closed